Stampante, scanner, fotocopiatrice: perché conviene unificare i dispositivi in ufficio

Un ufficio con stampanti, scanner e fotocopiatrici separati è più difficile da gestire, più costoso da mantenere e spesso meno sicuro. In questa guida spieghiamo i vantaggi della stampante multifunzione in ufficio dal punto di vista di costi, spazi, processi e sicurezza. Troverai esempi pratici, suggerimenti operativi e riferimenti a servizi come stampa gestita, noleggio stampanti multifunzione, assistenza stampanti.

In sintesi

• Un solo dispositivo riduce TCO, consumi e metri quadrati occupati.
• Flussi di lavoro più rapidi: scansione con OCR, instradamento e approvazioni digitali.
• Manutenzione unica e proattiva con monitoraggio remoto e SLA.
• Sicurezza centralizzata: autenticazione, crittografia, audit e policy coerenti.
• Maggiore controllo dei costi tramite report per reparto/utente e regole di stampa.
• Scalabilità con modelli di noleggio stampanti multifunzione e servizi di stampa gestita.

Costi e spazi

TCO: costi visibili e nascosti

Quando si valutano i vantaggi della stampante multifunzione in ufficio, il primo aspetto è il TCO (Total Cost of Ownership). Un unico dispositivo multifunzione (MFP) sostituisce stampante, scanner e fotocopiatrice dedicati. I risparmi derivano da:

• Minor numero di hardware da acquistare o noleggiare.
• Consumabili ottimizzati (toner, tamburi, parti soggette a usura) gestiti in modo centralizzato.
• Riduzione dei contratti: un solo fornitore per assistenza stampanti e materiali.ù

• Consumi energetici inferiori grazie a un solo punto di alimentazione con funzioni di risparmio.

La centralizzazione facilita inoltre il controllo del budget: con reportistica per centro di costo e policy di stampa (es. default fronte/retro B/N) è semplice contenere gli sprechi. In più, con un progetto di stampa gestita puoi prevedere canoni allineati ai volumi reali e ridurre gli out-of-contract.

Meno metri quadrati, più ordine

Tre macchine diverse occupano più superfici e richiedono spazi di passaggio e prese dedicate. L'MFP libera metri quadrati, semplifica la postazione di lavoro condivisa e riduce il rumore ambientale. Per uffici con open space o sedi satellite, questa compattezza rende più semplice la pianificazione degli spazi e dei percorsi documentali.

Acquisto o Noleggio operativo?

Molte aziende italiane preferiscono il noleggio operativo di MFP per diluire la spesa, mantenere l'hardware aggiornato e avere servizi inclusi. Il noleggio si integra con contratti di stampa gestita e con SLA di assistenza stampanti che garantiscono disponibilità e tempi certi.

Disclaimer fiscale/legale: le valutazioni su dedicibilità, trattamento contabile e contrattualistica sono informazioni generiche e non costituiscono una consulenza. Per decisioni fiscali, rivolgersi al proprio consulente.

Efficienza dei flussi

Digitalizzazione intelligente e OCR

Un MFP moderno accelera la transizione paperless con funzioni di scan-to-email, scan-to-folder, scan-to-cloud e OCR integrato. Questo significa:

• Ricerca full-text nei documenti (niente più cartelline smarrite).
• Scansioni instradate automaticamente a team, cartelle di progetto o applicazioni.
• Riduzione dei tempi di data entry e migliore qualità dei dati.

Per chi lavora con contratti, ordini o bolle, l'OCR abbinato a template rende standard la classificazione: fatture in "Amministrazione", contratti in "Legale", ecc. E' il primo passo per introdurre workflow documentali coerenti.

Workflow approvativi e integrazione con i gestionali

La multifunzione diventa un nodo digitale: acquisisce documenti, applica metadati e li invia a gestionali, DMS o ERP. Si possono impostare workflow di approvazione con notifiche automatiche e registri di avanzamento.

Risultato: meno passaggi manuali, tempi di ciclo più brevi e riduzione degli errori. Con progetti di stampa gestita, l'integrazione viene studiata sul tuo stack applicativo per evitare colli di bottiglia.

Mobilità e lavoro ibrido

Con BYOD e smart working, la stampa deve essere ovunque e sicura. Le MFP consentono:

• Mobile printing da smartphone e tablet (senza cavi);
• Pull printing: invii il job e lo liberi quando sei davanti alla macchina;
• Accesso a repository cloud per recuperare o archiviare documenti direttamente dal pannello.

Il risultato è una collaborazione fluida tra chi è in sede e chi opera da remoto, con meno attese e più autonomia operativa.

Manutenzione semplificata

Un solo contratto, una sola regia

Avere un unico MFP significa un solo contratto di manutenzione, con un partner che gestisce end-to-end forniture, parti di ricambio e interventi. Il reparto IT smette di inseguire ticket su periferiche eterogenee e ritrova tempo per progetti a maggior valore.

Monitoraggio proattivo e rifornimenti automatici

 Con la telemetria di un servizio di stampa gestita, l'MFP invia dati su volumi, stato componenti e livelli dei consumabili. Il fornitore può:

• Anticipare i guasti sostituendo parti soggette a usura.
• Spedire toner automaticamente prima dell'esaurimento.
• Ottimizzare impostazioni per ridurre costi e migliorare la qualità.

Questo approccio proattivo taglia i fermi macchina e dà visibilità continua sulle performance.

SLA e continuità operativa

Stabilisci SLA chiari (tempi di presa in carico, riparazione, macchina sostitutiva) con il tuo partner di assistenza stampanti. In contesti critici (amministrazione, front office, produzione) è possibile prevedere device backup o ridondanza per garantire la business continuity anche durante interventi programmati.

Sicurezza centralizzata

Autenticazione e rilascio sicuro

La multifunzione può richiedere autenticazione utente (badge, PIN, SSO) e abilitare il pull printing: i job restano in coda e vengono rilasciati solo quando l'utente è presente.

Vantaggi:

• Documenti riservati non restano incustoditi nel vassoio.
• Tracciabilità di chi stampa cosa, quando e da quale terminale.
• Possibilità di quota per reparto e regole (es B/N obbligatorio per email).

Crittografia, GDPR e retention

I dati in transito e a riposo (disco dell'MFP) possono essere crittografati; la cancellazione sicura dei file temporanei tutela le informazioni sensibili. La gestione dei log e delle policy di retention aiuta ad allinearsi al GDPR e alle procedure interne di sicurezza.

Disclaimer legale: le indicazioni sulla conformità sono informazioni generiche e non sostituiscono consulenza legale. Per policy e adempimenti, confrontati con il DPO/consulente.

Audit, report e policy coerenti

Centralizzare su un MFP semplifica l'audit: report unificati, regole di stampa coerenti, facile applicazione di blacklist/whitelist (es. blocco della stampa a colori oltre una soglia). La sicurezza non è più una somma di eccezioni, ma un sistema governato.

Come richiedere una consulenza/preventivo

Hai volumi di stampa da razionalizzare o vuoi valutare i vantaggi della stampante multifunzione in ufficio con un progetto su misura? Compila il form di richiesta: analisi dei processi, sopralluogo, proposta tecnica ed economica con opzione di noleggio stampanti multifunzione, stampa gestita e servizi di assistenza stampanti. 

FAQ

La multifunzione è adatta anche a uffici piccoli?

Si. Un MFP compatto libera spazio e offre funzioni di stampa e scansione evolute senza gestire tre dispositivi separati.

Quanto posso risparmiare passando a un MFP?

Dipende dai volumi e dai contratti attuali. In genere si riducono hardware, consumabili e interventi. La reportistica aiuta a misurare il risparmio per reparto.

E' compatibile con il mio gestionale/DMS?

Le MFP moderne offrono connettori e protocolli standard. In un progetto di stampa gestita si valuta l'integrazione con ERP/DMS in uso.

Meglio acquistare o noleggiare?

Non esiste una risposta unica. Il noleggio operativo è flessibile e allinea i costi all'uso, mentre l'acquisto privilegia la proprietà. Confronta TCO, cash flow e SLA inclusi. 

Come si proteggono i documenti riservati?

Con autenticazione utente, pull printing, crittografia e log. Policy e permessi garantiscono che solo i profili autorizzati possano stampare/ritirare documenti.