Noleggio operativo vs leasing vs acquisto: cosa conviene alle PMI
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Introduzione
Scegliere come dotarsi di una stampante multifunzione per l'ufficio impatta costi, operatività e rischio di fermo. In questa guida confrontiamo noleggio operativo, leasing finanziario e acquisto, spiegando quando ciascuna opzione conviene e cosa valutare nel preventivo.
Nota: i valori economici sono indicativi e variano per marca, condizioni contrattuali e trattativa.
Definizioni rapide
- Noleggio operativo ("tutto incluso"): canone periodico + costo copia. Assistenza, ricambi e consumabili inclusi. Nessun riscatto, massima flessibilità di upgrade.
- Leasing finanziario: canone per l'hardware (con eventuale riscatto finale) + contratto di assistenza separato (costo copia). Più rigido della locazione operativa.
- Acquisto: pagamento dell'hardware upfront. Assistenza a consumo o contratto di manutenzione. Maggiore responsabilità gestionale.
Tabella di confronto sintetico
| Criterio | Noleggio operativo | Leasing | Acquisto |
| Esborso iniziale | Basso/Zero | Basso | Alto |
| Prevedibilità dei costi | Alta (canone + costo copia) | Media (canone + assistenza separata) | Bassa/Media (consumi e guasti variabili) |
| Assistenza e ricambi | Inclusi nel canone | In contratto separato | A consumo o contratto opzionale |
| Flessibilità/upgrade | Alta (swap/modello superiore) | Media | Bassa |
| Rischio fermo macchina | Basso (SLA contrattuali) | Medio | Medio/Alto |
| Durata tipica | 36-60 mesi | 36-60 mesi | Finché conviene |
| Trattamento contabile | OPEX (spesso) | CAPEX (con riscatto) | CAPEX |
Quando conviene cosa (regole pratiche)
- Noleggio operativo: volumi variabili o in crescita, necessità di SLA certi, budget operativo, preferenza per tutto incluso e aggiornamenti tecnologici.
- Leasing: volumi stabili medio-alti, si vuole proprietà a fine ciclo, si accetta un contratto di assistenza separato.
- Acquisto: micro-imprese con volumi molto bassi (400-500 pagine/mese), tolleranaza a tempi di intervento più lunghi, preferenza per esborso iniziale e gestione autonoma.
Cosa guardare nel preventivo (checklist)
- SLA: tempi di presa in carico, tempi di ripristino, macchina sostitutiva.
- Cosa include davvero: toner, tamburi, fusori/cinture, manodopera e chiamate, aggiornamenti firmware/driver.
- Costo copia: B/N e colore, cosa conta come "pagina" (A3=2 click? fronte/retro conta 2?=
- Volumi inclusi/minimi: scaglioni prezzo, eventuali franchigie o minimi fatturabili.
- Installazione e formazione: messa in rete, scansione e cartelle, integrazione con gestionali.
- Servizi proattivi: telemetria contatori/consumi, auto-ship toner, report mensili.
- Clausole di uscita: penali per recesso anticipato, costi di ritiro.
Esempi numerici: TCO su 48 mesi
Per rendere il confronto concreto, simuliamo due scenari reali.
Scenario A - PMI tipo (48 mesi)
- Volume medio mensile: 3.000 pagine B/N, 500 a colori
- Durata: 48 mesi
| Opzione | Ipotesi di costo | Spesa media/mese | TCO 48 mesi |
| Noleggio operativo | Canone € 35/mese + 0,009 € b/n + 0,07 € colore | 97,00 € | 4.656 € |
| Leasing | Hardware 2.400 € (6% APR = 56,36 €/mese) + assistenza 15 €/mese + 0,010 € b/n + 0,08 €/colore | 141,36 € | 6.785,48 € |
| Acquisto | Hardware 2.200 € una tantum + ricambi 150 €/anno + 1 chiamata/anno 90 € + 0,012 € b/n + 0,10 €/colore | 151,83 € | 7.288 € |
Lettura: con volumi medio-alti e bisogno di continuità operativa, il noleggio "tutto incluso" risulta più competitivo e stabile.
Scenario B - Micro impresa (48 mesi)
- Volume medio mensile: 300 pagine B/N, 30 a colori
- Durata: 48 mesi
| Opzione | Ipotesi di costo | Spesa media/mese | TCO 48 mesi |
| Noleggio operativo | Canone 35 €/mese + 0,009 €/b/n + 0,07 €/colore | 39,80 € | 1.910,40 € |
| Leasing | Hardware 1.200 € (6% APR ≈ 28,18 €/mese) + assistenza 10 €/mese + 0,010 €/b/n + 0,08 €/colore | 43,58 € | 2.091,94 € |
| Acquisto | Hardware 1.000 € una tantum + ricambi 80 €/anno + 0,014 €/b/n + 0,11 €/colore | 35,00 € | 1.680 € |
Lettura: con volumi molto bassi e poca criticità, acquistare una MFP entry-level può costare meno nel ciclo di 4 anni, a patto di accettare rischi e gestione.
Suggerimento: fatevi simulare più profili di volume e chiedete scaglioni di prezzo: spesso il costo copia scende oltre certe soglie.
Errori da evitare
- Sottostimare i volumi a colori (il costo copia colore pesa molto).
- Ignorare SLA e macchina sostitutiva.
- Accettare contratti 60 mesi senza possibilità di upgrade.
- Trascurare costi di ritiro/recesso e adeguamenti automatici del canone.
Conclusioni operative
- Se cerchi continuità, costi prevedibili e zero pensieri, il noleggio operativo tutto incluso è spesso la scelta migliore per PMI e uffici multi-utente.
- Con volumi stabili e volontà di riscatto finale, il leasing resta un'opzione valida.
- Con volumi molto bassi e bassa criticità, acquistare può convenire.
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