Come funziona un contratto di noleggio stampanti: canone, copie incluse, e costi extra

Introduzione

Se stai valutando il noleggio di stampanti multifunzione (MFP) per la tua azienda, probabilmente ti chiedi come sia composto il canone, quante copie siano effettivamente incluse e quali costi possano emergere a consuntivo. In questa guida pratica troverai una spiegazione chiara e orientata al business: come leggere le voci del contratto, quali indicatori monitorare e quali domande porre al fornitore per evitare sorprese. Obiettivo: scegliere un accordo sostenibile, misurabile e allineato ai tuoi volumi reali di stampa.

In sintesi

• Il canone copre il noleggio della MFP e, spesso, un pacchetto di copie (B/N e colore) e l'assistenza; verifica sempre cosa è incluso.
• Le franchigie definiscono i volumi compresi: oltre alla soglia paghi un costo copia (costo per pagina) predefinito.
• Attenzione a extra come consegna, installazione, materiali, interventi fuori SLA e ritiro a fine contratto.
• Monitora costo copia effettivo, uptime, tempi di intervento e scostamenti rispetto ai volumi contrattuali.
• Fai domande puntuali su adeguamenti canone, penali, termini di recesso/rinnovo e modalità di lettura contatori.
• Valuta un servizio di stampa gestita per ottimizzare flussi, costi e governance del parco dispositivi.

Canone e volumi

Che cosa include il canone

Il canone di noleggio è il cuore dell'accordo: copre l'uso della multifunzione per un periodo definito (comunemente 36/48/60 mesi), spesso con la manutenzione programmata e i materiali di consumo principali (toner/tamburi). In molti contratti sono comprese copie mensili predefinite (franchigia) distinte tra bianco/nero e colore. 

Controlla sempre:

• se assistenza e ricambi sono inclusi;
• se i materiali di consumo (toner) rientrano nel canone e vengono fatturati a consumo;
• se sono compresi i software di monitoraggio/contatori e la telemetria;
• le condizioni del servizio di assistenza stampanti (SLA, orari, interventi on-site/da remoto);

Volumi inclusi e policy di rideterminazione

La franchigia definisce quante copie sono comprese nel canone ogni mese. Se superi la soglia, scatta il costo copia extra (diverso per B/N e colore). Alcuni fornitori offrono la rideterminazione periodica delle franchigie in base ai consumi reali: è utile se i volumi cambiano nel tempo, perché riduce il rischio di pagare copie non utilizzate o extra troppo onerosi. Verifica se la rideterminazione è automatica o a richiesta, con quale frequenza e con quali limiti.

Durata, rinnovi e adeguamenti

La durata tipica è pluriennale. Verifica le condizioni di rinnovo tacito e le finestre di recesso per evitare vincoli indesiderati. Chiedi se è previsto un adeguamento periodico del canone e come viene calcolato. In caso di crescita aziendale, valuta la scalabilità del contratto: aggiungere dispositivi o modificare i volumi non dovrebbe comportare penali sproporzionate.

Extra e franchigie

Costo copia oltre franchigia

Il costo copia extra è la voce che incide di più quando i volumi superano le soglie.

Distingui:

• B/N: generalmente più basso;
• colore: più alto, soprattutto per pagine ricche di copertura toner. Verifica se il costo copia è fisso per tutta la durata o se sono previste revisioni. Chiedi se esistono scaglioni.

Interventi tecnici fuori contratto

Non tutti gli interventi sono coperti. Può capitare che danni accidentali, uso improprio o installazioni particolari richiedano prestazioni a tariffa oraria o diritti di chiamata. Chiedi il listino interventi e le condizioni per l'esenzione.

Costi logistici e accessori

Valuta attentamente eventuali costi una tantum:

• Sopralluogo, consegna e installazione (cablaggi, configurazioni di rete, driver, scansioni su cartelle/gestionali);
• Formazione utenti;
• Ritiro e smaltimento a fine noleggio;
• Accessori (cassettini aggiuntivi, finisher, mobiletto), se non già inclusi. 

Chiedi anche come vengono gestiti gli imballi e il trasferimento in caso di cambio sede.

Penali, recesso, aspetti fiscali e normativi

Leggi con attenzione le penali per recesso anticipato, i tempi di preavviso e le condizioni in caso di cessione d'azienda o riorganizzazione interna. Se il contratto è un noleggio operativo, chiarisci il trattamento contabile e le eventuali implicazioni fiscali con il tuo consulente.

Indicatori da monitorare

Costo copia effettivo (TCO per pagina)

Il KPI più immediato è il costo copia effettivo: somma canone + costi extra / totale pagine prodotte (B/N + colore) nel periodo. Confrontalo mese su mese per verificare che non ci siano impennate dovute a extra, errori di contabilizzazione o abitudini di stampa non ottimizzate. Una stampa gestita efficace ti aiuta a stabilizzare il TCO.

Tasso di disponibilità (uptime) e SLA

Richiedi un SLA con uptime target e tempi di presa in carico certi. Un buon uptime riduce i fermi macchina e impatta direttamente sulla produttività degli utenti. Pretendi report mensili sul rispetto degli SLA e una procedura di escalation quando i target saltano.

Tempio medio di intervento e di risoluzione

Non basta sapere entro quando il fornitore risponde: misura anche il tempo medio di ripristino (MTTR). Chiedi come vengono gestiti i ricambi critici e se esiste un dispositivo sostitutivo in caso di guasti prolungati. L'assistenza stampanti dovrebbe documentare ogni ticket.

Coerenza volumi/contratto e mix B/N colore

Controlla periodicamente lo scostamento tra volumi reali e franchigie. Se stampi molto a colori per periodi limitati, valuta una franchigia flessibile o un pacchetto temporaneo. Ottimizza i driver per default B/N e fronte-retro per ridurre i costi.

Reportistica e lettura contatori

La trasparenza nasce dai contatori certificati: chiedi se c'è telemetria con letture automatiche, accesso a un portale e rendiconti granulari (per reparto/centro di costo). I dati sono fondamentali per interventi di ottimizzazione continua e per calibrare il contratto di noleggio stampanti multifunzione.

Domande da fare al fornitore

1. Cosa include esattamente il canone? 

Assistenza, ricambi, materiali, software di monitoraggio, formazione, dispositivi sostitutivi.

2. Quante copie B/N e colore sono incluse?

Come funziona la rideterminazione delle franchigie?

3. Qual è il costo copia oltre franchigia?

E' fisso per tutta la durata? Ci sono scaglioni o sconti per volumi extra?

4. Quali sono gli SLA di assistenza?

Tempi di presa in carico, MTTR, uptime target, escalation, reportistica.

5. Esistono costi una tantum?

Consegna, installazione, ritiro finale, formazione, accessori, spostamenti macchina.

6. Sono previsti adeguamenti del canone?

Es. indicizzazione periodica; con quali criteri e limiti.

7. Come avviene la lettura contatori?

Telemetria, portale clienti, frequenza, modalità di verifica.

8. Quali sono i penali e condizioni di recesso/rinnovo?

Finestra di disdetta, cambio sede, crescita del parco.

9. Come viene gestita la sicurezza dei dati nelle funzioni di scansione?

Policy, firmware, cancellazione dati a fine contratto.

10. Quali servizi di ottimizzazione proponete?

Audit iniziale, stampa gestita, formazione utenti, report KPI.

Come richiedere una consulenza o un preventivo

Vuoi capire se stai pagando il giusto e strutturare un contratto adatto ai tuoi volumi? Possiamo analizzare i tuoi contatori, stimare il costo copia effettivo e proporti un piano su misura con SLA chiari e reportistica.

FAQ

Quanto conviene il noleggio rispetto all'acquisto?

Conviene se vuoi spalmare i costi, avere assistenza inclusa e adeguare il parco nel tempo. La convenienza dipende da volumi, mix B/N colore e SLA richiesti.

Cosa succede se supero le copie incluse?

Paghi un costo copia per pagina extra, distinto tra B/N e colore. Verifica prezzo, scaglioni e periodicità di conteggio.

Posso modificare le franchigie in corso d'opera?

Spesso sì, con rideterminazione periodica o su richiesta. Chiedi criteri, tempi e limiti di variazione.

Sono inclusi toner e ricambi?

Di norma sì, ma verifica nel contratto cosa rientra nel canone e cosa è extra.

Come vengono letti i contatori?

Meglio tramite telemetria con report su portale. In alternativa, letture manuali periodiche con convalida a consuntivo.